Nieobsadzone stanowisko może wydawać się chwilowym problemem organizacyjnym. Firma publikuje ogłoszenie, rozpoczyna poszukiwania i czeka na odpowiedniego pracownika. W praktyce straty zaczynają pojawiać się znacznie wcześniej, niż mogłoby się wydawać. Każdy kolejny dzień bez pracownika może oznaczać dodatkowe obowiązki dla zespołu, nadgodziny, opóźnienia, spadek wydajności oraz błędy wynikające z pośpiechu. W niektórych przypadkach firma zaczyna również odrzucać zamówienia, przesuwać terminy albo rezygnować z nowych projektów. Koszty te rzadko pojawiają się w jednej pozycji budżetowej. Są rozłożone pomiędzy wynagrodzenia managerów, pracę działu HR, nadgodziny, spadek produkcji, nieobecności pracowników oraz utracone możliwości biznesowe. Dlatego pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie: „Ile kosztuje zatrudnienie nowego pracownika?”. Warto również zapytać: „Ile kosztuje firmę każdy kolejny tydzień bez odpowiedniej osoby?”.
Wakat - jak obliczyć jego rzeczywisty koszt dla firmy?
Wakat może generować różne koszty, dlatego nie istnieje jedna uniwersalna odpowiedź na pytanie, ile firma traci z powodu nieobsadzonego stanowiska. Inne konsekwencje powoduje brak pracownika produkcji, inne specjalisty technicznego, a jeszcze inne kierownika odpowiedzialnego za realizację ważnego projektu. Znaczenie mają przede wszystkim zakres obowiązków, poziom odpowiedzialności oraz wpływ danego stanowiska na funkcjonowanie pozostałych działów. Brak jednej osoby może ograniczyć pracę całego zespołu, opóźnić produkcję, zmniejszyć sprzedaż, a nawet uniemożliwić przyjmowanie nowych zleceń. Aby oszacować rzeczywisty koszt wakatu, warto sprawdzić, kto przejął obowiązki nieobecnego pracownika. Należy również ustalić, ile czasu managerowie i pracownicy HR poświęcają na poszukiwanie kandydatów oraz czy firma ponosi dodatkowe wydatki związane z nadgodzinami. Trzeba także przeanalizować, czy brak pracownika wpływa na terminy realizacji, obciążenie zespołu, liczbę przyjmowanych zamówień oraz tempo rozwoju przedsiębiorstwa. Ważne jest również ryzyko, że nieskuteczny proces rekrutacyjny będzie trzeba rozpocząć od początku. Dopiero uwzględnienie wszystkich tych obszarów pozwala określić rzeczywisty koszt nieobsadzonego stanowiska.
Rekrutacja to również koszt czasu managerów i pracowników HR
Rekrutacja nie kończy się na przygotowaniu i opublikowaniu ogłoszenia. Najpierw trzeba opisać stanowisko, ustalić wymagania, określić warunki zatrudnienia oraz wybrać odpowiednie kanały dotarcia. Następnie należy przejrzeć aplikacje, skontaktować się z kandydatami, przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne i koordynować kolejne etapy procesu. Jeżeli firma nie posiada rozbudowanego działu HR, zadania te często przejmują właściciele, dyrektorzy operacyjni, kierownicy produkcji, managerowie techniczni albo bezpośredni przełożeni przyszłego pracownika. Każda godzina poświęcona na analizowanie przypadkowych CV jest jednocześnie godziną, której manager nie przeznacza na zarządzanie zespołem, klientami, produkcją czy ważnym projektem. Koszt rekrutacji nie ogranicza się więc do publikacji ogłoszenia. Obejmuje również wynagrodzenia wszystkich osób zaangażowanych w przygotowanie procesu, selekcję kandydatów, rozmowy oraz podejmowanie decyzji. Im dłużej trwają poszukiwania, tym więcej czasu pochłaniają i tym bardziej odciągają kluczowe osoby od ich podstawowych obowiązków.
Wakat w jednym dziale może zatrzymać pracę całej firmy
Wakat na jednym stanowisku może wpływać na pracę wielu działów i rzadko pozostaje problemem wyłącznie jednego zespołu. Jeżeli firma nie zatrudni na czas operatora, produkcja może nie osiągnąć zakładanej wydajności. Brak elektryka lub mechanika wydłuża naprawy i przestoje, natomiast brak handlowca oznacza mniej rozmów z klientami oraz mniej przygotowanych ofert. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku inżyniera, księgowego czy kierownika projektu. Nieobsadzone stanowisko może prowadzić do wolniejszej realizacji zleceń, przesuwania terminów, odkładania nowych inwestycji albo pogorszenia jakości obsługi klienta. Co więcej, opóźnienie w jednym miejscu często wywołuje kolejne problemy. Produkcja nie realizuje planu, dlatego logistyka nie może przygotować wysyłki. Sprzedaż nie jest w stanie potwierdzić terminu, a klient coraz dłużej czeka na zamówienie. Brak jednej osoby może więc stopniowo zaburzyć pracę całej organizacji. Problem, który początkowo dotyczył jednego stanowiska, zaczyna wpływać na kolejne działy, terminy oraz relacje z klientami. W przypadku stanowisk kluczowych dla działalności firmy każdy kolejny tydzień wakatu może generować coraz większe straty. Należy uwzględnić nie tylko bezpośrednie wydatki, lecz także wartość niewykonanej pracy, opóźnionych projektów oraz niezrealizowanych zleceń.
Pracownicy, nadgodziny i kolejne problemy kadrowe
Pracownicy najczęściej przejmują obowiązki brakującej osoby, ponieważ zadania nie znikają wraz z powstaniem wakatu. W efekcie wykonują dodatkową pracę, zostają dłużej w firmie albo próbują realizować swoje obowiązki w szybszym tempie. Początkowo takie rozwiązanie może się sprawdzać. Zespół mobilizuje się, dzieli zadaniami i wspólnie dba o zachowanie ciągłości pracy. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wakat pozostaje nieobsadzony przez kilka tygodni lub miesięcy. Długotrwałe przeciążenie wpływa na koncentrację, dokładność oraz motywację pracowników. Z czasem może prowadzić do większej liczby błędów, częstszych nieobecności, konfliktów, spadku jakości pracy i narastającego zmęczenia całego zespołu. Pracownicy, którzy przez dłuższy czas wykonują obowiązki dwóch osób, mogą stopniowo tracić zaangażowanie. Pojawia się frustracja, poczucie niesprawiedliwości oraz przekonanie, że sytuacja szybko się nie zmieni. Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy przeciążone osoby zaczynają szukać nowego zatrudnienia. W ten sposób jeden wakat może wywołać kolejne problemy kadrowe i jeszcze bardziej utrudnić bieżące funkcjonowanie firmy. Dlatego przy obliczaniu kosztu nieobsadzonego stanowiska należy uwzględnić nie tylko wynagrodzenie brakującej osoby. Znaczenie mają również koszty nadgodzin, absencji, spadku wydajności oraz ryzyko odejścia kolejnych pracowników.
Najlepszych kandydatów traci się przez brak decyzji
Kandydat z odpowiednim doświadczeniem, poszukiwanymi kompetencjami i realistycznymi oczekiwaniami finansowymi rzadko uczestniczy tylko w jednej rekrutacji. Najlepsi specjaliści często prowadzą rozmowy z kilkoma firmami jednocześnie. Z tego powodu szybkość procesu ma bardzo duże znaczenie. Kandydat może zrezygnować, gdy zbyt długo czeka na pierwszy kontakt, nie otrzymuje informacji zwrotnej albo kolejne rozmowy są stale przekładane. Zniechęcać może również niejasny zakres stanowiska, brak konkretnych informacji o warunkach zatrudnienia oraz wielotygodniowe oczekiwanie na decyzję. Jeżeli w tym czasie inny pracodawca przedstawi konkretną ofertę, kandydat najczęściej wybierze sprawniejszy i bardziej przejrzysty proces. Firma traci wtedy nie tylko odpowiednią osobę. Traci również czas poświęcony na jej pozyskanie, selekcję i rozmowy, a następnie musi rozpocząć poszukiwania od początku. Każde ponowne rozpoczęcie procesu oznacza następne ogłoszenia, kolejne rozmowy oraz ponowne zaangażowanie managerów i pracowników HR. Skuteczna rekrutacja nie polega więc wyłącznie na znalezieniu właściwego kandydata. Trzeba również utrzymać jego zainteresowanie i sprawnie przeprowadzić go przez cały proces.
Dlaczego szybkie zamknięcie wakatu może być kosztowne?
Wakat, który przez dłuższy czas pozostaje nieobsadzony, wywołuje coraz większą presję. Zespół jest przeciążony, zadania się nawarstwiają, a managerowie chcą jak najszybciej zakończyć rekrutację. W takiej sytuacji łatwo podjąć pochopną decyzję. Firma może zatrudnić osobę dostępną od zaraz, która nie jest odpowiednio dopasowana do stanowiska. Po kilku tygodniach może się okazać, że nowy pracownik nie posiada deklarowanych kompetencji, nie radzi sobie z obowiązkami albo nie odnajduje się w sposobie działania organizacji. Czasami to pracownik rezygnuje, ponieważ rzeczywisty zakres obowiązków różni się od tego, który przedstawiono podczas rozmowy. Wówczas cały proces trzeba rozpocząć od początku. Do kosztów pierwszej rekrutacji dochodzą wydatki na kolejne ogłoszenia, następne rozmowy oraz czas managerów. Firma ponownie płaci również za badania, szkolenia, przygotowanie stanowiska, sprzęt, odzież roboczą i wdrożenie. Znaczenie ma także czas pracowników, którzy szkolili nową osobę. Zamiast realizować własne zadania, przekazywali wiedzę komuś, kto ostatecznie nie pozostał w firmie. Sama obecność pracownika nie oznacza więc rozwiązania problemu. Celem rekrutacji powinno być zatrudnienie osoby, która posiada odpowiednie kompetencje, rozumie zakres stanowiska i ma realną szansę pozostać w organizacji na dłużej.
Rekrutacja, która od początku ma małe szanse na sukces
Rekrutacja nie zawsze kończy się niepowodzeniem z powodu braku kandydatów. Czasami problemem jest sposób prowadzenia całego procesu. Ogłoszenie może być źle przygotowane, wynagrodzenie niedopasowane do rynku, a wymagania zbyt rozbudowane. Częstym błędem jest również niewłaściwa nazwa stanowiska. Firma używa określenia funkcjonującego wyłącznie wewnątrz organizacji, dlatego kandydaci nie znajdują ogłoszenia albo nie wiedzą, czego dokładnie dotyczy oferta. Problematyczne bywa także łączenie kilku ról w jedną. Kandydat ma odpowiadać jednocześnie za sprzedaż, marketing, administrację i obsługę klienta, chociaż proponowane wynagrodzenie odpowiada jednej podstawowej funkcji. Barierą może być również zbyt długa lista wymagań, niejasny zakres obowiązków, brak informacji o warunkach pracy, źle dobrane kanały dotarcia albo proces składający się z wielu etapów. Jeżeli firma długo podejmuje decyzję i nie przekazuje informacji zwrotnej, szansa na zatrudnienie dobrego kandydata jeszcze bardziej spada. Zdarza się także, że przedsiębiorstwo poszukuje osoby, która niemal nie występuje na lokalnym rynku. Oczekuje rzadkich uprawnień, kilku lat doświadczenia i znajomości wielu technologii, ale jednocześnie nie przewiduje zmiany budżetu, relokacji ani pracy zdalnej. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem działań warto ocenić, czy kandydaci o określonym profilu są dostępni, jakie mają oczekiwania i co może ich zainteresować. Należy również sprawdzić, ile może potrwać proces oraz które wymagania warto zmienić, aby nie ograniczać niepotrzebnie liczby kandydatów. Taka analiza pozwala uniknąć kilku tygodni nieskutecznych działań oraz publikowania ogłoszenia, które od początku ma niewielką szansę na powodzenie.
Koszty zatrudnienia pracownika a straty wynikające z wakatu
Koszty zatrudnienia pracownika warto porównywać nie tylko z wydatkami na wynagrodzenie i rekrutację, ale również ze stratami wynikającymi z nieobsadzonego stanowiska. Utracone możliwości należą do najtrudniejszych kosztów do oszacowania. Firma może mieć klientów, zamówienia, maszyny oraz potencjał do rozwoju, ale nie posiadać wystarczającego zespołu, aby w pełni wykorzystać te możliwości. W rezultacie przedsiębiorstwo może odrzucać nowe zlecenia, przesuwać terminy realizacji, ograniczać produkcję albo rezygnować z wejścia na nowy rynek. Brak pracownika może również opóźnić uruchomienie projektu lub sprawić, że kluczowe osoby zamiast zajmować się rozwojem firmy, przejmują bieżące obowiązki. Brak handlowca oznacza mniej rozmów z klientami i mniej przygotowanych ofert. Brak specjalisty technicznego może zatrzymać uruchomienie maszyny, natomiast brak kierownika projektu może opóźnić inwestycję, która miała generować przychody. Takie straty nie zawsze są widoczne w księgowości, ponieważ dotyczą pieniędzy, których firma nigdy nie zarobiła. Mimo to ich wartość może być znacznie wyższa niż bezpośrednie wydatki związane z zatrudnieniem pracownika. Wakat przestaje wtedy być wyłącznie problemem działu HR. Staje się barierą, która ogranicza rozwój całej organizacji. Dlatego warto regularnie analizować, jakie konsekwencje powoduje brak pracownika i jak długo firma może funkcjonować bez obsadzenia danego stanowiska. Najważniejsze pytanie brzmi bowiem: „Ile kosztuje nas każdy kolejny tydzień bez odpowiedniego pracownika?”.