Rekrutacja to nie tylko wydatek związany z publikacją ogłoszenia czy korzystaniem z płatnych portali z ofertami pracy. W rzeczywistości proces rekrutacyjny składa się z wielu etapów, a każdy z nich wymaga czasu oraz zaangażowania konkretnych osób. Trzeba określić profil stanowiska, przygotować ofertę pracy, wybrać odpowiednie kanały dotarcia, przejrzeć przesłane CV, skontaktować się z kandydatami, przeprowadzić rozmowy oraz koordynować kolejne etapy rekrutacji. Dlatego proces prowadzony wewnętrznie również generuje koszty, nawet jeśli firma nie korzysta z usług agencji zatrudnienia. Znaczna część tych wydatków jest mniej widoczna, ponieważ kryje się w czasie pracy i wynagrodzeniach pracowników HR, managerów, kierowników oraz innych osób zaangażowanych w znalezienie odpowiedniego kandydata.
Rekrutacja zaczyna się wcześniej niż publikacja ogłoszenia
Rekrutacja zaczyna się jeszcze zanim pierwszy kandydat odpowie na ofertę pracy, ponieważ firma musi najpierw dokładnie określić, kogo właściwie potrzebuje. Należy ustalić zakres obowiązków, wymagane doświadczenie, potrzebne kompetencje, warunki zatrudnienia oraz profil osoby, która najlepiej odnajdzie się na danym stanowisku. Dopiero na tej podstawie można przygotować ofertę pracy. Powinna być konkretna, czytelna i zrozumiała, ponieważ źle sformułowane ogłoszenie może przyciągnąć wiele osób, które nie spełniają podstawowych wymagań. Z kolei zbyt mała ilość informacji może zniechęcić wartościowych kandydatów i ograniczyć liczbę odpowiednich aplikacji. Kolejnym krokiem jest wybór miejsc, w których firma będzie szukać pracowników. Mogą to być portale rekrutacyjne, media społecznościowe, własna baza CV, polecenia lub bezpośrednie docieranie do wybranych kandydatów. Każdy z tych etapów wymaga jednak odpowiedniego przygotowania, a przede wszystkim czasu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rekrutacji.
Proces rekrutacyjny to znacznie więcej niż rozmowa
Proces rekrutacyjny wchodzi w kolejny etap, gdy po publikacji ogłoszenia zaczynają pojawiać się pierwsze aplikacje. Wtedy rozpoczyna się selekcja CV. Każde zgłoszenie trzeba otworzyć, przeczytać, porównać z wymaganiami stanowiska i ocenić, czy warto skontaktować się z danym kandydatem. Jeżeli na ofertę pracy odpowie kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób, sama wstępna selekcja może zająć wiele godzin. Co więcej, duża liczba aplikacji nie zawsze oznacza skuteczną rekrutację. Część kandydatów może nie posiadać odpowiedniego doświadczenia, kwalifikacji lub wymaganej dostępności, jednak każde przesłane CV nadal wymaga sprawdzenia. Po zakończeniu selekcji rozpoczyna się kontakt z wybranymi osobami. Trzeba zadzwonić do kandydata, potwierdzić jego dostępność, omówić najważniejsze warunki zatrudnienia, ustalić termin rozmowy i przeprowadzić spotkanie. Następnie często dochodzą konsultacje wewnętrzne, kolejne etapy rozmów, przekazywanie informacji zwrotnej oraz uzgadnianie szczegółów zatrudnienia. W efekcie na cały proces składa się wiele drobnych czynności, które pojedynczo mogą wydawać się mało czasochłonne. Dopiero po ich zsumowaniu widać, ile czasu firma musi przeznaczyć na znalezienie jednego odpowiedniego pracownika.
Rekrutacja angażuje więcej osób, niż się wydaje
W dużej organizacji rekrutacja może być prowadzona przez wyspecjalizowany zespół. Jednak w wielu małych i średnich firmach obowiązki te przejmują osoby, dla których zatrudnianie pracowników jest tylko jednym z wielu zadań. Może to być właściciel przedsiębiorstwa, dyrektor operacyjny, HR Manager, kierownik produkcji, kierownik techniczny albo manager zespołu, do którego poszukiwany jest pracownik. Każda z tych osób ma jednocześnie własne obowiązki, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie firmy. Jeżeli kierownik produkcji analizuje CV, w tym czasie nie zajmuje się organizacją pracy zakładu. Jeżeli manager zespołu prowadzi kolejną rozmowę z kandydatem, nie pracuje nad projektem ani nie wspiera swoich pracowników. Natomiast właściciel firmy, który samodzielnie prowadzi rekrutację, nie przeznacza tego czasu na klientów, sprzedaż czy rozwój przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego czas osób zaangażowanych w proces powinien być traktowany jako realny koszt.
Selekcja CV - kilka minut, które szybko zamieniają się w godziny
Przejrzenie pojedynczego CV może zająć zaledwie kilka minut, dlatego łatwo uznać, że nie jest to duże obciążenie. Skala szybko jednak zmienia sytuację. Jeżeli na ofertę pracy odpowie 100 kandydatów, a wstępna analiza jednej aplikacji zajmie średnio trzy minuty, samo przejrzenie zgłoszeń oznacza około pięciu godzin pracy. Do tego trzeba doliczyć czas przeznaczony na kontakt telefoniczny, umawianie spotkań i rozmowy. Załóżmy, że do kolejnego etapu zostanie zaproszonych dziesięć osób. Jeżeli każda rozmowa trwa około godziny, otrzymujemy kolejnych dziesięć godzin pracy. Natomiast gdy w spotkaniu uczestniczy również przyszły manager pracownika, ten czas należy liczyć podwójnie. Nie każda rozmowa zakończy się również przejściem do kolejnego etapu. Kandydat może nie odbierać telefonu, przełożyć spotkanie, zrezygnować z procesu albo po otrzymaniu propozycji wybrać inną ofertę pracy. Wtedy część wcześniej wykonanej pracy nie prowadzi do zatrudnienia i trzeba wrócić do kolejnych kandydatów.
Więcej aplikacji nie zawsze oznacza lepszą rekrutację
Duża liczba aplikacji może na pierwszy rzut oka wyglądać jak sukces ogłoszenia. Jeżeli jednak większość kandydatów nie pasuje do stanowiska, w praktyce firma otrzymuje głównie dodatkową pracę. Każde niedopasowane CV wymaga choćby krótkiej analizy. Przy kilkudziesięciu aplikacjach różnica może być niewielka, jednak przy kilkuset zgłoszeniach liczba godzin potrzebnych na selekcję zaczyna mieć znaczenie. Dlatego skuteczny proces rekrutacyjny nie powinien koncentrować się wyłącznie na zdobyciu jak największej liczby aplikacji. Znacznie ważniejsze jest dotarcie do kandydatów, którzy rzeczywiście odpowiadają wymaganiom firmy. Dobrze przygotowana oferta pracy i odpowiednio dobrane kanały dotarcia mogą ograniczyć liczbę przypadkowych zgłoszeń. Dzięki temu HR i managerowie nie muszą poświęcać czasu na osoby, które już na początku nie spełniają podstawowych kryteriów.
Rekrutacja specjalistów wymaga większego zaangażowania managera
Rekrutacja na specjalistyczne stanowisko często wymaga większego zaangażowania osoby zarządzającej konkretnym obszarem firmy. W przypadku pracownika technicznego, specjalisty czy managera sama analiza CV może nie wystarczyć, ponieważ do właściwej oceny kandydata potrzebna jest również wiedza branżowa i praktyczna. Kierownik techniczny może zweryfikować rzeczywiste doświadczenie kandydata, manager zespołu sprawdzić znajomość konkretnych procesów, natomiast dyrektor może uczestniczyć w ostatecznym wyborze osoby na kluczowe stanowisko. Problem pojawia się wtedy, gdy manager zostaje włączony w proces rekrutacyjny zbyt wcześnie i zamiast kilku dobrze dopasowanych kandydatów otrzymuje kilkanaście przypadkowych aplikacji. Każda niepotrzebna rozmowa oznacza dodatkowy czas, który mógłby zostać przeznaczony na zarządzanie zespołem, realizację projektów czy inne podstawowe obowiązki. Dlatego dobrze zaplanowana rekrutacja powinna angażować managera przede wszystkim na tych etapach, na których jego doświadczenie i specjalistyczna wiedza są rzeczywiście potrzebne.
Przedłużający się proces rekrutacyjny kosztuje jeszcze więcej
Proces rekrutacyjny generuje koszty nie tylko przez czas poświęcony na przeglądanie CV czy rozmowy z kandydatami, ale również przez swoją długość. Im dłużej trwa rekrutacja, tym większe mogą być jej konsekwencje dla całej firmy. Jeżeli stanowisko przez kilka tygodni pozostaje nieobsadzone, obowiązki brakującego pracownika często przejmuje reszta zespołu. W efekcie rośnie obciążenie pozostałych osób, mogą pojawić się nadgodziny, opóźnienia w projektach oraz problemy organizacyjne. Trzeba też pamiętać, że wartościowy kandydat zazwyczaj uczestniczy w kilku procesach jednocześnie. Jeżeli firma zbyt długo zwleka z decyzją, może się okazać, że osoba, którą chciała zatrudnić, wcześniej przyjęła inną ofertę pracy. W takiej sytuacji konieczny jest powrót do wcześniejszych kandydatów albo ponowne rozpoczęcie poszukiwań. Rekrutacja dodatkowo się wydłuża, a czas poświęcony przez HR i managerów ponownie zwiększa całkowity koszt procesu.
Jak ograniczyć czas poświęcany na rekrutację?
Rekrutacja nie powinna całkowicie wyłączać managera z procesu, ponieważ w wielu przypadkach jego udział jest niezbędny. To właśnie on najlepiej zna specyfikę stanowiska, potrzeby zespołu oraz kompetencje potrzebne do wykonywania danej pracy. Znacznie ważniejsze jest jednak odpowiednie zaplanowanie momentu, w którym manager zostanie zaangażowany. Nie musi on przeglądać kilkudziesięciu CV ani prowadzić pierwszej rozmowy z każdym kandydatem. Jeżeli wcześniej zostanie przeprowadzona odpowiednia selekcja, może otrzymać kilka najlepiej dopasowanych osób i skoncentrować się na ocenie ich wiedzy, doświadczenia oraz dopasowania do zespołu. Dzięki temu proces rekrutacyjny przebiega sprawniej, liczba niepotrzebnych spotkań maleje, a osoby odpowiedzialne za kluczowe obszary firmy mogą poświęcić więcej czasu swoim podstawowym obowiązkom.
Rekrutacja wewnętrzna nie jest darmowa
Rekrutacja wewnętrzna nie jest darmowa, nawet jeśli firma nie otrzymuje osobnej faktury za znalezienie pracownika. Jej koszty są po prostu mniej widoczne, ponieważ rozkładają się pomiędzy wynagrodzenia osób zaangażowanych w cały proces rekrutacyjny. Firma płaci za czas pracownika HR, który przygotowuje ofertę pracy, analizuje CV i kontaktuje się z każdym kandydatem. Kosztem są również godziny managera uczestniczącego w rozmowach oraz kierownika oceniającego doświadczenie, kompetencje i dopasowanie kandydatów do stanowiska. Jeżeli w rekrutację zaangażowanych jest kilka osób, liczba poświęconych godzin szybko rośnie, a wraz z nią zwiększa się rzeczywisty koszt zatrudnienia. Trzeba również uwzględnić zadania, których w tym czasie nie można wykonać. Manager prowadzący rozmowę rekrutacyjną nie zarządza wtedy zespołem, nie pracuje z klientem ani nie zajmuje się bieżącymi problemami. Podobnie pracownik HR analizujący kolejne CV nie może jednocześnie realizować innych obowiązków. Dlatego przy analizowaniu kosztów zatrudnienia warto brać pod uwagę cały proces rekrutacyjny, a nie tylko bezpośrednie wydatki. Czas managerów, kierowników i pracowników HR jest konkretnym zasobem firmy i ma swoją wartość. Im lepiej zaplanowana jest rekrutacja, skuteczniejsza selekcja kandydatów i dokładniejsze dopasowanie aplikacji, tym mniej czasu potrzeba na znalezienie właściwego pracownika. To oznacza nie tylko sprawniejszy proces rekrutacyjny, ale także mniejsze zaangażowanie kluczowych osób i realną oszczędność dla firmy.